Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 ТК).
Пошаговый алгоритм направления работника в служебную командировку за границу следующий:
Шаг 1. Оформляем задание работнику на служебную командировку.
При направлении работника в командировку наниматель может устанавливать задание на командировку (п. 3 Положения № 176).
Задание на командировку утверждается нанимателем и подписывается работником. Оно может содержать следующие пункты:
– место, куда направляется работник;
– цель командировки;
– время нахождения за границей;
– перечень вопросов, подлежащих изучению или решению;
– план встреч и переговоров;
– предмет договора (контракта) в случае его заключения;
– форма письменного отчета по выполнению задания (при необходимости).
ВАЖНО! Необходимость подготовки письменного отчета о выполнении задания, срок его представления и порядок оформления определяются нанимателем (п. 3 Положения № 176).
Шаг 2. Получаем согласие работника на командировку.
В некоторых случаях необходимо получить согласие работника на командировку за границу:
– если срок командировки превышает 30 календарных дней (ст. 93 ТК);
– если направляется женщина, имеющая детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов – до 18 лет) (часть вторая ст. 263 ТК);
– если направляется работающий отец, воспитывающий детей без матери (в связи с ее длительным (более месяца) пребыванием в организации здравоохранения и по другим причинам), одинокий родитель, а также опекун (попечитель) (часть пятая ст. 271 ТК);
– если направляется инвалид (часть шестая ст. 287 ТК).
Шаг 3. Издаем приказ (распоряжение) о направлении в командировку работника.
Направление работника в служебную командировку за границу оформляется приказом (распоряжением) нанимателя, который является основанием для расчета и выплаты работнику денежных средств.
В приказе (распоряжении) нужно указать:
– фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку;
– должность (профессию) работника;
– наименование структурного подразделения, в котором трудится данный работник;
– место, цель и продолжительность командировки.
ВАЖНО! В случае направления работника в командировку на основании приглашения (государственного органа, международной организации, организации) в приказе (распоряжении, постановлении) нанимателя указываются условия командирования работника согласно соответствующему приглашению с учетом обязательств принимающей стороны (п. 2 Положения № 176).
Шаг 4. Оформляем командировочное удостоверение (при необходимости).
Необходимость выдачи и форму командировочного удостоверения наниматель может устанавливать самостоятельно (ст. 93 ТК).
Шаг 5. Рассчитываем и выдаем аванс командированному работнику.
Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте.
Кроме того, работнику необходимо возместить расходы (п. 5 Положения № 176):
– по проезду к месту командировки и обратно;
– по найму жилого помещения;
– на проживание вне места жительства (суточные);
– иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
Командированному работнику также возмещаются (п. 24 Положения № 176):
– комиссионные за совершение операций с использованием банковских пластиковых карточек;
– расходы по оформлению и выдаче виз, в т.ч. по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для оформления виз, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу;
– по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах;
– иные расходы, поименованные в п. 24, 25 Положения № 176.
ВАЖНО! В случае отмены служебной командировки по не зависящим от командируемого работника причинам возмещение расходов по оформлению виз, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов осуществляется на основании подтверждающих документов в оригинале (п. 24 Положения № 176).
Шаг 6. Знакомим работника с документами на командировку.
По желанию работника наниматель обязан ознакомить его с расчетом выданного аванса, а также с порядком составления отчета о расходовании аванса.
Окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 календарных дней с даты представления отчета о расходовании аванса (п. 7 Положения № 176).
Шаг 7. Заполняем табель учета рабочего времени.
Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях учета использования рабочего времени. Время нахождения в служебной командировке работника в составе отработанного времени учитывается отдельно (части третья и пятая ст. 133 ТК). В табеле за все рабочие дни по графику постоянного места работы, приходящиеся на дни командировки, указывается соответствующий символ. Чаще всего в качестве обозначения времени нахождения в служебной командировке используют букву «К».
Документы: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках» (далее – Положение № 176).
